Praktijkvoorbeeld organisatie- en teamontwikkeling

Aanleiding

Doel van een grote reorganisatie bij een overheidsdienst is de effectiviteit van de medewerkers te verhogen door hen zelfsturender en flexibeler te laten werken.

Zij krijgen meer verantwoordelijkheid binnen heldere kaders en duidelijke doelstellingen in zelfsturende teams onder (bege)leiding van een MT.

De leden van het MT hebben tot taak de ontwikkeling van de zelfsturende teams te ondersteunen. In de voorbereiding van de structuurverandering is weinig aandacht besteed aan de nieuwe rollen, taken en verantwoordelijkheden van de MT-leden en de medewerkers.

De systemen en procedures zijn nog in ontwikkeling. De vijf leden van het MT kennen elkaar in meer of mindere mate. Zij hebben geen van allen ervaring met leiding geven aan zelfsturende teams.

Doelstelling

  • Van het MT een hecht team maken
  • Duidelijk maken wat de rollen en taken van het MT en de zelfsturende teams zijn
  • Ontwikkelen van een coachende managementstijl die stimulerend werkt
  • Ontwikkelen van de zelfsturing van teams

Inbreng

  • Voorbeeldrol in het coachend leiding geven, zoals het formuleren van heldere kaders en doelen.
  • Trainen van vaardigheden op dat gebied, zoals het voeren van gestructureerde gesprekken, het maken van heldere afspraken en het aanspreken op verantwoordelijkheden.
  • Verbinden van theorie over teamontwikkeling, teamrollen en samenwerking met de praktijk van het MT en de zelfsturende teams. Daarbij gaat het er ook om de aanwezige kennis en ervaring van MT-leden boven tafel te krijgen, zodat zij die bewust kunnen inzetten. Elke bijeenkomst wordt afgesloten met besluiten over concrete activiteiten, producten en thema’s voor het volgende traject.

Proces

Tien bijeenkomsten van een dag, verspreid over een jaar. Op de agenda staan telkens de aandachtspunten van dat moment en de mogelijkheden voor verdere ontwikkeling van het MT in de ondersteuning van de zelfsturende teams. In eerste instantie is de focus gericht op het in beeld brengen van de rollen en taken van de zelfsturende teams en van het MT en de consequenties daarvan voor de manier van leiding geven. Daarnaast zijn er individuele coachgesprekken met MT-leden, waarin hun persoonlijke vragen aan de orde komen.

Resultaat

Een hecht MT dat:

  • elkaars kwaliteiten onderkent en daar bewust gebruik van maakt
  • greep krijgt op een verwarrende situatie
  • heldere kaders en doelen stelt aan elkaar en aan medewerkers
  • hun competenties op het gebied van het hanteren van groepsdynamiek ontwikkelt
  • een voorbeeldrol heeft genomen in het vormgeven van een eigen rol binnen een verandertraject